Загальні вимоги до документів, які подаються для державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, врегульовано Законом України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» (частина 14 статті 15 та стаття 17) та наказом Міністерства юстиції України від 17.04.2012 №595/5 «Про впорядкування відносин, пов’язаних із державною реєстрацією речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 20 квітня 2012 року за №590/20903.

Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.2013 №868 «Про затвердження Порядку державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень і Порядку надання інформації з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно» (далі – Порядок), яка набрала чинності 11 лютого 2014 року, визначено вимоги щодо подання документів для проведення державної реєстрації прав, взяття на облік безхазяйного нерухомого майна шляхом надсилання заявником їх поштою з описом вкладення через оператора поштового зв’язку.

Порядок передбачає лише дві підстави для повернення заявникові поданої заяви та документів, без реєстрації її у базі даних про реєстрацію заяв і запитів: 

- у разі виявлення невідповідностей між документами, що були надіслані поштою, та описом вкладення до них;

- у разі відсутності документа, що підтверджує внесення плати за надання витягу з Державного реєстру прав, та документа про сплату державного мита, крім випадків, коли заінтересована особа відповідно до закону звільнена від сплати державного мита та/або плати за надання витягу з Державного реєстру прав (в цьому разі документ про сплату державного мита та/або документ, що підтверджує внесення плати за надання витягу з Державного реєстру прав, не подаються). 

Орган державної реєстрації прав у строк, що не перевищує трьох робочих днів після отримання заяви та документів що додаються до неї, повертає їх заявнику поштою з описом вкладення.

У разі відсутності підстав для повернення заявникові поданої заяви та документів що додаються до неї, без реєстрації її у базі даних про реєстрацію заяв і запитів, орган державної реєстрації прав реєструє таку заяву в базі даних про реєстрацію заяв і запитів не пізніше наступного робочого дня з моменту її надходження. При цьому заявникові картка прийому заяви не видається.

Обов’язково необхідно звернути увагу на те, що під час подання заяви шляхом надсилання поштою справжність підпису заявника засвідчується відповідно до Закону України «Про нотаріат».

У разі подання заяви шляхом надсилання поштою органом державної влади чи органом місцевого самоврядування (їх посадовими особами) підпис заявника скріплюється печаткою відповідного органу (посадової особи).

Орган державної реєстрації прав, нотаріус не пізніше наступного робочого дня з моменту прийняття рішення про державну реєстрацію прав/про відмову у державній реєстрації прав, надсилає заявнику поштою з описом вкладення витяг з Державного реєстру прав, свідоцтво (в разі його формування)/рішення про відмову та документи, що подавалися заявником для проведення державної реєстрації прав (в разі зазначення цього способу отримання документів у самій заяві).

Також слід зазначити, що відповідно до пункту 6 Порядку, відповідальність за достовірність відомостей, які містяться у документах, поданих для проведення державної реєстрації прав, взяття на облік безхазяйного нерухомого майна, несе заявник.